AI・業務効率化 OCRで紙書類のデータ化を進める、総務の実践ポイント
「これ、去年の請求書ですよね。まだファイリングしてないんですか？」経理担当のスタッフからそう聞かれて、思わず苦笑いしてしまったことがあります。総務の机の脇には、契約書や申請書、請求書控えなどがひとまとめになったクリアファイルが何冊も積み上が...
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経理・財務 請求書発行・入金消込を効率化する実務のコツ
「あれ、この入金って、どの請求書の分でしたっけ...」月末になると、ネットバンキングの入金明細とにらめっこしながら、請求データと一件ずつ突き合わせる作業に追われる。これ、経理・総務どちらの立場でも経験がある方は多いのではないでしょうか。振込...
経理・財務 交際費と会議費、税務上の区分で総務・経理が迷うポイント
「この飲み会代、交際費ですか？それとも会議費ですか？」経理担当の後輩からこう聞かれて、正直に言うと即答できなかったことがあります。総務として日々の経費精算をチェックしている立場でありながら、いざ具体的な金額や場面を挙げられると、「うーん、こ...
人事・労務 副業・兼業を認めるときの就業規則整備、総務が気をつけたいポイント
「土日に他の会社でアルバイトをしたいのですが、何か届け出るものはありますか？」ある社員からそう相談を受けたとき、私は正直、少し慌てました。当社の就業規則には「許可なく他に雇用され、または自ら事業を営んではならない」という、いかにも副業を全面...
人事・労務 私傷病休職・復職の手続きと総務が整えるべき制度
「実は先週から入院していて、しばらく出社できそうにありません」——ある日突然、部下からそんな連絡を受けたことがあります。診断書には数か月単位の療養が必要と書かれており、私は反射的に「休職の規定、うちにあったよな」と就業規則を引っ張り出しまし...
資格・勉強法 ITパスポート、総務・経理担当が学ぶ意味
「りんとさん、総務や経理でもITパスポートって取る意味あるんですか？」先日、経理から異動してきたばかりの後輩にこう聞かれました。彼女いわく、資格取得の推奨リストに「ITパスポート」という文字を見つけたものの、てっきりシステム部門やエンジニア...
資格・勉強法 給与計算実務能力検定の勉強法とメリット
「この所得税の金額、どうやって計算しているんですか?」総務に異動してきたばかりの後輩から、給与明細を見ながらそう聞かれたことがあります。恐る恐る「給与計算ソフトが自動で出してくれる数字です」と答えたものの、正直なところ、私自身も社会保険料や...
総務の仕事術 社内規程の一元管理と改定履歴の残し方
「この出張旅費規程、上限金額が違いますよね。私が持っている版だと日当3000円なんですが、経理さんが見せてくれた版だと2500円になっていて…」少し前、他部署の担当者からこう聞かれて、返答に困ったことがあります。調べてみると、社内のクラウド...
総務の仕事術 BCP(事業継続計画)づくりで総務が最初にすべきこと
「うちも、そろそろBCP作っておいてくれない?」ある日、上司からそう声をかけられました。総務としてひととおりの防災訓練や避難経路の掲示くらいは経験していたものの、「事業継続計画」と正式に名前がつくと、とたんに何から手をつければいいのか分から...
AI・業務効率化 生成AIの社内利用ルール・ガイドラインの作り方
「議事録の下書き、生成AIツールに任せてみたんですけど、お客様の会社名とか担当者名とか、そのまま入力しちゃって大丈夫でしたよね?」先日、後輩スタッフからこう聞かれて、内心ドキッとしたことがあります。
正直に言うと、その時点で私の会社には「入...