総務の仕事術 什器・備品管理台帳の整備、総務が気をつけたいポイント
「あの応接セットの椅子、何年前に買ったんでしたっけ?」経営層からふとそんな質問をされて、答えに詰まった経験があります。総務は日々の業務に追われる中で、什器や備品の管理は後回しになりがちな領域です。
備品管理台帳がないまま運用していると、廃棄...
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総務の仕事術 総務の仕事術 防災訓練・避難訓練の企画、総務が押さえておきたい実務ポイント
「また同じ避難訓練か」——毎年恒例の避難訓練で、参加者の表情からそんな空気を感じ取ったことはないでしょうか。決められた時間にサイレンが鳴り、決められた経路を歩いて集合場所に移動する。形式だけをなぞる訓練になっていないか、企画する総務の立場と...
総務の仕事術 来客対応・受付業務の見直しポイント
先日、本社に来客があった際、たまたま受付近くを通りかかった入社間もないスタッフが対応することになりました。「どちら様におつなぎすればよろしいでしょうか」とその場で聞かれ、恥ずかしながら私も一瞬答えに詰まってしまいました。実は、来客対応の手順...
総務の仕事術 株主総会運営、総務が準備しておきたい実務
「総会の招集通知、今年はいつまでに出せばいいんですか?」経理から総務に異動してきたばかりの後輩にそう聞かれて、恥ずかしながら言葉に詰まったことがあります。実務としては前任者のやり方を何となく引き継いでこなしていたものの、何が法律上の要請で、...
総務の仕事術 社用車管理規程の整備、総務が押さえておきたいポイント
「うちの社用車、点検簿ってちゃんと運用されてますか？」先日、他部署の後輩から相談を受けました。聞けば、営業車の任意保険を更新しようとしたところ、契約内容と実際に運転している人数・車両にズレがあることに気づいたとのことでした。慌てて社内を確認...
総務の仕事術 オフィス移転プロジェクトの進め方、総務が最初にすべきこと
「来年、本社を移転することになりました。進め方については総務にお任せします」——ある日の朝礼で、そう告げられたときのことを今でも覚えています。それまで机の配置換えや備品の入れ替えくらいしか経験がなかった私にとって、「オフィス移転プロジェクト...
総務の仕事術 社内規程の一元管理と改定履歴の残し方
「この出張旅費規程、上限金額が違いますよね。私が持っている版だと日当3000円なんですが、経理さんが見せてくれた版だと2500円になっていて…」少し前、他部署の担当者からこう聞かれて、返答に困ったことがあります。調べてみると、社内のクラウド...
総務の仕事術 BCP(事業継続計画)づくりで総務が最初にすべきこと
「うちも、そろそろBCP作っておいてくれない?」ある日、上司からそう声をかけられました。総務としてひととおりの防災訓練や避難経路の掲示くらいは経験していたものの、「事業継続計画」と正式に名前がつくと、とたんに何から手をつければいいのか分から...
総務の仕事術 反社会的勢力対応の基本と総務の役割｜総務の仕事術
「新規の取引先を審査するとき、どこまで確認すればいいのだろう」「契約書に入っている“反社会的勢力の排除に関する条項”は、正直テンプレートをそのまま流用しているだけで、中身をあまり意識してこなかった」——総務担当者からこうした声を聞くことがあ...
総務の仕事術 贈答品・接待のルール作りと社内周知の仕方｜総務の仕事術
「取引先から中元・歳暮が届いたけれど、これは受け取っていいものなのか」「会食のお誘いを受けたが、費用は先方持ちで大丈夫なのか」——総務や経理の窓口には、こうした相談が地味に、しかし継続的に寄せられます。
贈答品や接待は、取引先との良好な関係...