副業・兼業を認めるときの就業規則整備、総務が気をつけたいポイント

「土日に他の会社でアルバイトをしたいのですが、何か届け出るものはありますか？」ある社員からそう相談を受けたとき、私は正直、少し慌てました。当社の就業規則には「許可なく他に雇用され、または自ら事業を営んではならない」という、いかにも副業を全面禁止するような一文しかなかったからです。世の中的には副業・兼業を認める会社が増えていると聞いていたのに、いざ自分の会社の規程を読み返してみると、時代に合っていないことに気づかされました。

調べてみると、厚生労働省が「副業・兼業の促進に関するガイドライン」を公表しており、国としても労働者の副業・兼業を後押しする方向性を打ち出していることが分かりました。とはいえ、ガイドラインを読んだからといって、すぐに自社の就業規則をどう直せばよいかが分かるわけではありません。許可制にするのか届出制にするのか、情報漏洩や競業のリスクにどう歯止めをかけるのか、本業の勤務に支障が出た場合はどうするのか、考えなければならない論点は思っていたより多いというのが実感でした。

今回は、実際に副業・兼業の相談を受けて就業規則の見直しに関わった立場から、総務として整備しておきたい規程のポイントと、運用面で気をつけたいことを整理してみます。

就業規則に副業・兼業のルールをどう落とし込むか
労働時間の通算管理という、もうひとつの実務ポイント
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就業規則に副業・兼業のルールをどう落とし込むか

許可制にするか、届出制にするか

副業・兼業を認める場合、まず決めなければならないのが「許可制」にするか「届出制」にするかという点です。許可制は、会社が内容を確認したうえで可否を判断する分、事前にリスクをチェックしやすい一方、運用が硬直的になりすぎると「実質的な原則禁止」と変わらなくなってしまう懸念もあります。届出制は労働者の裁量を尊重しやすい反面、会社側が状況を把握しづらくなる面があります。どちらが正解ということではなく、自社の業種や社員構成、これまでの労務管理の実態に照らして選ぶ、という考え方が現実的だと感じています。

情報漏洩・競業避止の観点で定めておきたいこと

副業先が同業他社であったり、自社の取引先であったりする場合、情報漏洩や競業のリスクは無視できません。就業規則には、業務上知り得た秘密情報を副業先で利用・開示してはならないこと、競業関係にある事業への従事は禁止または要許可とすることなど、あらかじめ判断基準を明文化しておくと安心です。曖昧なまま運用すると、いざ問題が起きたときに「そもそも禁止だったのか、条件付きで認められていたのか」がはっきりせず、対応に迷うことになりかねません。

本業に支障が出ないための歯止め

副業・兼業を認めても、本業の労務提供に支障が出てしまっては本末転倒です。過重労働の防止という観点から、事前の申請・報告を義務づけたり、心身の健康状態に問題が出た場合は許可を見直せる旨を規定したりしておくことが実務上のポイントになります。届出内容には、副業先の業種や就業日・時間帯の見込みなど、最低限確認しておきたい項目をあらかじめ様式化しておくと、その後の管理もしやすくなると感じています。

労働時間の通算管理という、もうひとつの実務ポイント

副業先も含めた「労働時間の通算」という考え方

副業・兼業の実務でもう一つ避けて通れないのが、労働時間の通算という論点です。労働者が本業と副業の両方で雇用契約に基づき働く場合、双方の労働時間を通算して管理する必要があるとされています。自社の枠内だけで時間管理をしていればよい、という単純な話ではない点は、総務として押さえておく必要があると感じました。

管理モデルなど簡便な方法の存在

とはいえ、実際に他社での労働時間まで正確に把握し、細かく通算計算していくのは容易ではありません。この点については、比較的簡便に運用できる方法として「管理モデル」と呼ばれる手法が示されていますが、具体的な計算方法や適用できる条件は個々の事情によって変わってきます。この記事では詳細な計算方法までは踏み込みませんので、実際に運用を検討する際は、厚生労働省のガイドラインを確認するとともに、社会保険労務士等の専門家に相談しながら進めることをおすすめします。

総務としてまず整えておきたい体制

通算管理の計算方法そのものより先に、総務として整えておきたいのは「副業先の労働時間や就業状況を、どのタイミングでどう申告してもらうか」という仕組みづくりだと感じています。届出様式に副業先の所定労働時間や就業日を記載してもらう、定期的に状況を確認する機会を設けるといった、情報を集める体制がなければ、そもそも通算管理の入り口にすら立てません。制度設計と同じくらい、この地道な運用体制づくりが重要だと実感しています。