防災訓練・避難訓練の企画、総務が押さえておきたい実務ポイント

「また同じ避難訓練か」——毎年恒例の避難訓練で、参加者の表情からそんな空気を感じ取ったことはないでしょうか。決められた時間にサイレンが鳴り、決められた経路を歩いて集合場所に移動する。形式だけをなぞる訓練になっていないか、企画する総務の立場としても気になるところです。

防災訓練・避難訓練は、法令上の実施義務があるかどうかにかかわらず、いざというときに人の命に関わる大切な取り組みです。今回は、訓練を形骸化させないために総務が押さえておきたい企画のポイントを整理します。

避難訓練が形骸化してしまう理由
訓練を企画する際に押さえておきたいポイント
テナントビルの場合の注意点
防災グッズの見直しに
まとめ
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避難訓練が形骸化してしまう理由

避難訓練が「毎年同じことの繰り返し」になってしまう最大の原因は、シナリオと目的が固定化していることにあります。地震を想定した訓練を毎年同じ手順で行っていると、参加者は「次に何が起きるか」を知った状態で動くため、実際の緊急時に必要な判断力を養う機会になりにくくなります。訓練の目的を「決められた動きをなぞること」ではなく「不測の事態への対応力を養うこと」に置き直すことが、形骸化を防ぐ出発点になります。

訓練を企画する際に押さえておきたいポイント

① 想定シナリオの多様化

地震・火災だけでなく、不審者対応、大雨・水害時の対応など、自社の立地や業態に応じたシナリオを組み合わせて訓練することで、マンネリ化を防げます。テナントビルであれば、実際に起こりやすい災害の種類をビル管理会社に確認しておくと、より実態に即したシナリオを組み立てられます。

② 参加率を上げる工夫

訓練の実施時間帯や周知方法によって、参加率は大きく変わります。就業時間中に一斉に行うだけでなく、抜き打ち形式や、部署ごとに時間をずらして実施するなど、緊張感を持って参加してもらえる工夫を取り入れると効果が高まります。事前の周知は「参加を強制するもの」ではなく「なぜこの訓練が必要か」を伝えるものとして設計すると、参加者の当事者意識も上がります。

③ 訓練後の振り返り・改善サイクル

訓練をやりっぱなしにせず、避難にかかった時間、誰がどこで滞留したか、避難経路上に障害物がなかったかなど、実施後に振り返りの時間を設けることが重要です。気づいた課題は次回の訓練やオフィスレイアウトの改善にフィードバックし、「訓練→振り返り→改善」のサイクルを回す意識を持つと、訓練の質が年々向上していきます。

④ BCPとの連動

避難訓練は、災害発生直後の初動対応の一部にすぎません。避難後の安否確認手順や、事業継続計画(BCP)で定めた初動対応フローと連動させることで、訓練が「その場限りのイベント」ではなく、全社的な災害対応体制の一部として機能するようになります。

テナントビルの場合の注意点

自社ビルではなくテナントとして入居している場合、避難訓練はビル全体で実施されることも多く、自社単独では日程や内容を自由に決められないケースがあります。ビル管理会社が主催する訓練への参加に加えて、自社フロア内での安否確認手順や、社員への周知方法など、自社でしか対応できない部分を補完する形で訓練を設計しておくことをおすすめします。