個人情報保護法対応、総務が押さえるべき基本｜総務の仕事術

「この応募者の履歴書って、いつまで保管していいんだっけ」「取引先の担当者さんの名刺、部署内で共有していいのかな」——総務の窓口には、こうした個人情報の扱いに関する素朴な疑問が毎日のように舞い込んできます。

総務が扱う個人情報は、社員の基本情報や給与・評価データだけではありません。採用選考中の応募者情報、取引先担当者の連絡先、健康診断の結果など幅広く、「業務の一部」として当たり前に扱われているぶん、かえって意識が薄れがちな領域でもあります。

一度取り扱いを誤れば、社内外の信用に大きく関わる問題に発展しかねません。今回は、実務で押さえておきたい個人情報保護の基本と、社内の管理体制をどう整えていくかを、担当者目線で整理してみます。

総務が扱う個人情報の範囲を洗い出す

まず大切なのは、「自部署がどんな個人情報を、どこで、誰の目に触れる形で扱っているか」を一度棚卸しすることです。総務が扱う個人情報には、たとえば次のようなものがあります。

これらは業務フローに組み込まれているため、「個人情報を扱っている」という自覚がないまま処理されがちです。棚卸ししてみると、想像以上に緩い管理状態で情報が社内を回っていることに気づくはずです。

個人情報は「何のために集めるのか」をあらかじめ明確にし、本人にも社内にもきちんと伝えておくことが基本です。入社時の説明資料や応募者向けの案内文に利用目的を明記し、目的外利用がないか定期的に見直すとよいでしょう。

「誰が」「どこまで」見られるのかを整理することも欠かせません。人事考課や給与データなど機微な情報ほど担当者を限定し、共有フォルダの権限設定や、紙資料なら施錠キャビネットでの保管を徹底したいところです。

給与計算や健康診断データの処理を外部委託している場合、委託先の管理体制まで含めて自社の責任範囲になります。契約書に守秘義務や再委託の可否を明記し、委託先の実際の管理状況を定期的に確認する仕組みを持っておくと安心です。

どれだけ気をつけていても、メールの誤送信や書類の紛失といったヒューマンエラーは起こり得ます。大切なのは起きてしまった後の動き方です。初動が遅れるほど被害が広がりやすいため、あらかじめ連絡フローと対応手順を決めておくことをおすすめします。

どの作業から手を付けるべきか、23項目で判定できます

毎月やっている作業を選ぶだけで、仕組みにできるものと手作業のまま残るものを判定するツールを置いています。判定の4つの軸もそのまま表示するので、納得できなければ読み替えてもらって構いません。入力した内容はブラウザの中だけで処理され、どこにも送信されません。

個人情報の取り扱いは、特別なプロジェクトというより日々の積み重ねの中で体制を整えていくものだと感じています。完璧な仕組みを一気に作ろうとせず、まずは自部署の現状を棚卸しするところから見直してみてください。

※本記事は一般的な情報の紹介を目的としており、個別の法解釈や対応については弁護士等の専門家にご確認ください。