「もう5年以上、契約を更新してもらってるんですけど、このまま更新し続けたらどうなるんですか？無期にできるって聞いたんですが」
先日、契約社員として長く働いてくれているスタッフから、契約更新の面談の場でこう尋ねられました。恥ずかしながら私はとっさに「たしか5年を超えると無期転換の権利が発生するはずですが……」と歯切れの悪い返事しかできず、面談のあとで慌てて契約関係の書類を引っ張り出し、これまでの更新履歴を確認する羽目になりました。
総務として契約更新の事務そのものは日々こなしているつもりでも、「この人の通算契約期間が何年何か月になっているか」をきちんと管理できているかというと、正直あやしい会社も多いのではないでしょうか。前任者から引き継いだ更新履歴の表はあるものの、更新のたびに右から左へ処理するだけで、無期転換のタイミングを見据えた管理にはなっていない、というのはよくある話だと思います。
今回は、有期契約労働者の「無期転換ルール」について、総務担当者として最低限おさえておきたい仕組みと、実務上確認しておきたいポイントを整理してみます。
無期転換ルールの基本的な仕組みを押さえる
そもそも無期転換ルールとは
労働契約法には、同一の使用者との間で有期労働契約が通算5年を超えて反復更新された場合、労働者が申し込むことで無期労働契約に転換できるという規定があります。いわゆる無期転換ルールです。労働者から申込みがあった場合、会社側は基本的にこれを拒否できず、現在の契約期間が終わったあと、次の契約期間の初日から無期労働契約に切り替わる、という整理になっています。
クーリング期間という考え方
契約と契約の間に一定期間以上の空白期間があると、それ以前の契約期間の通算がリセットされる「クーリング期間」という考え方があります。ただし、この空白期間がどのくらいの長さであれば通算がリセットされるのかは、それまでの契約期間の長さなどによって細かく条件が定められており、法改正等で見直しが入ることもあります。本記事では具体的な日数はあえて断定しません。「うちのケースだと何日空けたら通算がリセットされるのか」といった個別の判断は、必ず社会保険労務士等の専門家に確認することを強くおすすめします。
無期転換後の労働条件はどうなるか
無期転換は、あくまで「契約期間の定めがなくなる」というものであり、無期転換した瞬間に正社員と同じ待遇になるわけではありません。賃金や賞与、退職金、定年の有無といった労働条件は、別段の定めがない限り、直前の有期契約の内容がそのまま引き継がれるのが原則です。だからこそ「無期転換後の労働条件をどう設計しておくか」は、会社としてあらかじめ規程を整備しておく必要があるポイントだと感じています。
また、2024年4月の労働基準法施行規則改正により、無期転換申込権が発生する契約更新のタイミングでは、労働者に対して「無期転換を申し込むことができる旨」および「無期転換後の労働条件」を書面で明示することが会社の義務となっています。契約更新時に使っている労働条件通知書等の様式に、この2点を追記する運用になっているかをあわせて確認しておく必要があります。
総務担当者が実務で確認しておきたいポイント
契約更新状況・通算契約期間を把握できる管理体制になっているか
まず点検したいのは、誰が・いつから・何回契約を更新していて、通算契約期間が何年何か月になっているかを、一覧で把握できる仕組みがあるかどうかです。担当者の記憶や勘に頼っていると、更新のたびに個別確認する手間がかかるうえ、申込権が発生するタイミングそのものを見落としてしまうリスクもあります。契約更新のたびに通算期間が自動的にわかる管理表やシステムを用意しておくと、いざというときにあわてずに済みます。
特例対象となる有期雇用労働者がいないか
専門的な知識・技術等を持つ有期雇用労働者や、定年後に引き続き雇用される高齢者については、有期雇用特別措置法に基づく特例により、無期転換申込権の発生に関する取り扱いが原則とは異なる場合があります。自社に該当しそうな契約社員がいないか、そもそも自社がその特例の認定を受けているかどうかも含めて、一度確認しておく必要があります。この特例の適用要件はかなり専門的な内容になるため、判断に迷う場合は早めに社会保険労務士等へ相談したほうがよいと思います。
無期転換後の労働条件を規程として整備しているか
無期転換の申込みがあってから慌てて労働条件を検討するのではなく、あらかじめ「無期転換社員」の位置づけを就業規則や契約社員規程等に定めておくことが望ましいです。定年の有無、賃金体系、評価制度、正社員登用ルートとの関係などを事前に整理しておくと、実際に申込みが発生したときにも落ち着いて対応できます。
本人への周知や申込みの受付方法を決めているか
無期転換申込権が発生していることを本人が知らないまま契約満了を迎えてしまう、というのは避けたい事態です。契約更新のタイミングなどで案内する運用にしておくと安心ですし、あわせて、実際に申込みがあった場合にどの書類でどう受け付け、誰が決裁するのかといった社内フローも、事前に決めておくとよいと思います。
今回のポイントを、あらためて箇条書きで整理しておきます。
- 契約更新状況・通算契約期間を一覧で把握できる管理体制を整えておく
- クーリング期間の具体的な日数や特例の適用条件は、断定せず専門家に確認する
- 無期転換申込権が発生する契約更新時には、その旨と無期転換後の労働条件を書面で明示する(2024年4月改正で義務化)
- 専門的知識を有する有期雇用労働者・定年後再雇用者の特例対象者がいないか点検する
- 無期転換後の労働条件(定年の有無・賃金体系等)をあらかじめ規程として整備しておく
- 本人への周知方法・申込みの受付フローを事前に決めておく
冒頭のスタッフには、後日あらためて通算契約期間を確認したうえできちんと説明しましたが、「その場ですぐに答えられなかった」ことは今でも少し反省しています。無期転換ルールそのものの考え方はシンプルでも、実務でつまずくのはクーリング期間や特例といった細かい部分です。日頃から契約更新の履歴を整理し、無期転換後の受け皿となる規程まで整えておくことが、いざというときの総務としての信頼にもつながるのだと感じています。
※本記事は一般的な情報の紹介を目的としており、個別の判断については社会保険労務士等の専門家にご確認ください。
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