反社会的勢力対応の基本と総務の役割｜総務の仕事術

「新規の取引先を審査するとき、どこまで確認すればいいのだろう」「契約書に入っている“反社会的勢力の排除に関する条項”は、正直テンプレートをそのまま流用しているだけで、中身をあまり意識してこなかった」——総務担当者からこうした声を聞くことがあります。

反社会的勢力対応というと、警察や専門部署が扱う特別なテーマのように感じるかもしれません。しかし実際には、契約書の作成、新規取引先とのやり取り、来客・電話対応など、総務が日常業務のなかで最初に接点を持つ場面が数多くあります。

今回は、サービス業の総務担当者としての実務経験をもとに、反社会的勢力排除の考え方と、総務が押さえておきたい対応の基本を整理してみます。

なぜ「反社会的勢力の排除」が経営上の重要テーマなのか
総務が押さえておきたい4つの対応ポイント
まとめ
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なぜ「反社会的勢力の排除」が経営上の重要テーマなのか

企業が反社会的勢力との関係を一切持たないという姿勢を明確にすることは、単なる建前ではありません。取引先や金融機関、行政機関との関係において、コンプライアンス体制がどの程度整っているかが見られる場面は年々増えており、反社会的勢力との関わりが確認された場合、取引停止や社会的信用の失墜など、経営そのものに直結するリスクとなり得ます。

また、一度関係を持ってしまうと、そこから関係を断つことは決して簡単ではありません。だからこそ「入口で関わらない」「兆候があれば早期に察知する」という予防的な姿勢が重要になります。総務は契約や取引先管理の窓口になることが多く、この「入口」を守る役割を担っていると言えるでしょう。

総務が押さえておきたい4つの対応ポイント

① 契約書への排除条項の考え方

契約書に反社会的勢力排除条項(いわゆる暴排条項)を入れる目的は、相手方が反社会的勢力に該当しないことを表明・保証させ、該当した場合には無催告で契約を解除できるようにしておくことです。書式集をそのまま使うのではなく、次のような点を意識して確認すると安心です。

相手方(法人・代表者・実質的な関係者)が反社会的勢力に該当しないことの表明保証が入っているか
該当が判明した場合に、無催告で解除できる条項になっているか
解除に伴う損害賠償請求権を留保できる内容になっているか
継続的な取引契約だけでなく、単発の契約書にも同様の条項を入れているか

② 新規取引先を確認するときの基本姿勢

新規の取引先すべてを深く調査することは現実的ではありませんが、最低限の確認を「型」として決めておくことが大切です。登記情報や会社概要、代表者名などの基本情報を確認し、所在地と事業内容が不自然に一致しない、役員構成が短期間で頻繁に変わるといった違和感がないかをチェックするだけでも一定の効果があります。

金額の大小にかかわらず、取引開始前に確認するフローを社内で統一しておくと、担当者ごとの対応のばらつきを防ぐことができます。