総務が知っておきたい情報セキュリティの基本｜総務のAI・業務効率化

「パスワードって、そんなに厳しくしなくても大丈夫ですよね?」「このメール、開いていいのか正直わからないんですけど…」総務の窓口には、こうした素朴な質問がちょくちょく舞い込みます。情報システム担当がいない、または兼任という会社では、社員にとって一番身近な相談先が総務になっているケースも多いのではないでしょうか。

情報セキュリティというと「専門的で自分には関係ない話」と思われがちですが、実際にトラブルの入り口になりやすいのは、パスワードの使い回しや不審メールへの対応、私物端末の扱いといった、ごく日常的な部分です。特別なITスキルがなくても、基本を押さえておくだけで防げるリスクは意外と多くあります。

この記事では、総務担当者として最低限知っておきたいセキュリティの基本を、パスワード管理・フィッシングメール対策・私物端末利用・退職者アカウントの4つの切り口で整理します。

総務がセキュリティを意識すべき理由
押さえておきたい基本ポイント
まとめ
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総務がセキュリティを意識すべき理由

総務は人事情報・給与情報・健康診断結果など、機微な個人情報を日常的に扱う部署です。加えて、複数店舗や拠点がある会社では、各現場のPCやアカウントの管理状況を把握しきれていないことも珍しくありません。セキュリティ事故は「気づいたときには手遅れ」になりやすいため、専門部署任せにせず、総務自身が最低限のリスクとルールを理解しておくことが、結果的に会社全体を守ることにつながります。

押さえておきたい基本ポイント

① パスワード管理・使い回しの防止

複数のシステムで同じパスワードを使い回していると、一つのサービスから情報が漏れた際に、他のシステムへも不正アクセスされる危険が一気に高まります。総務としては、ルールを周知するだけでなく「守れる仕組み」まで用意することが大切です。

業務システムごとに異なるパスワードを設定するよう周知する
誕生日や社員番号など推測されやすい文字列を避ける
付箋やメモにパスワードを書いて画面周りに貼らない
可能であれば、二段階認証など追加の認証手段を導入する

② フィッシングメール・不審な添付ファイルへの注意喚起

取引先や公的機関、社内の管理部門を装ったなりすましメールは、年々巧妙になっています。「差出人名は知っている会社なのに、リンク先のURLがどこか不自然」といった違和感に気づけるかどうかが分かれ目です。総務からは、定期的に注意喚起を行うとともに、迷ったときの相談窓口を明確にしておきましょう。

身に覚えのない請求・警告・当選通知系のメールは開かず相談する
差出人アドレスとリンク先URLの表記が一致しているか確認する習慣をつける
添付ファイルは、心当たりのない送信元であれば開封前に確認する
誤って開いてしまった場合の報告フローをあらかじめ周知しておく

③ 私物端末・私用クラウドの利用ルール

私物のスマートフォンやパソコンで会社のメールを確認したり、業務資料を個人のクラウドストレージに保存したりする行為は、便利な反面、会社の管理が及ばない場所に情報が置かれてしまうリスクをはらんでいます。悪意がなくても、端末の紛失や個人アカウントの乗っ取りがそのまま会社の情報漏えいにつながりかねません。

私物端末で業務情報を扱う場合の可否・条件をルールとして明文化する
会社の資料・データを私用クラウドや個人メールに転送しないよう周知する
私物端末を業務利用する場合は、画面ロックなど最低限の設定を求める

④ 退職者アカウントの速やかな停止

退職者のメールアカウントやシステムのログイン権限が、退職後も有効なまま放置されているケースは、意外と見落とされがちです。悪用の有無にかかわらず、使われていないアカウントが残っていること自体がリスクであり、監査などで指摘を受けやすいポイントでもあります。退職手続きの中に、アカウント停止の工程をあらかじめ組み込んでおくことが有効です。