電子契約サービスの選び方、総務が比較すべきポイント

「こちらの契約書は電子契約サービスで送りますので、ご確認のうえサイン(タップ)をお願いします」取引先の担当者からそう言われて、少し焦ったことがあります。うちの会社では紙の契約書に押印してもらう運用がまだ主流で、電子契約についても「相手が使っているサービスに合わせて、その都度アカウントを作る」程度の場当たり的な対応しかしてきていませんでした。

ちょうどそのタイミングで、上司から「うちも電子契約サービスを1つ決めて導入したい。総務で比較してほしい」と頼まれました。正直なところ、電子契約サービスといっても名前を知っている程度で、何を基準に選べばいいのか、そもそも紙の契約書と同じように法的な効力があるのか、といった基本的なところから理解が怪しい状態でのスタートでした。

調べていくと、電子契約は単に「紙をデータに置き換える」だけの話ではなく、契約の成立や証拠力に関わる法律上の仕組みを踏まえて選ぶ必要があることが分かってきました。今回は、実際に電子契約サービスの比較検討を担当した立場から、総務がおさえておきたい法的な前提と、サービス選定の際に比較すべきポイントを整理してみます。

そもそも契約は電子でも法的に有効なのか
総務が電子契約サービスを比較するときのチェックポイント
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そもそも契約は電子でも法的に有効なのか

契約は「書面」がなくても成立する

まず前提として、日本の契約実務は民法上の「契約自由の原則」と「不要式契約の原則」に基づいています。これは、契約の内容を当事者同士が自由に決められるだけでなく、書面を作らなくても、押印がなくても、当事者間で合意さえあれば契約は成立しうる、という考え方です。極端にいえば口頭の約束でも契約は成立します。電子契約サービスを使ったやり取りも、この延長線上にある「電磁的な方法による契約」として、法的に有効な契約になり得ます。

電子署名法が定める2つの要件

とはいえ、契約書は「誰が」「何に」合意したのかを後から証明できることが実務上とても重要です。ここで関係してくるのが電子署名法です。同法第2条では、電磁的記録に施す措置のうち、次の2つを満たすものを「電子署名」と定義しています。

本人性:その措置が、確かに作成者本人によって行われたものであること
非改ざん性:作成後にデータが改ざんされていないことを検証できること

この2つがそろって初めて、法律上「電子署名」として扱われる、という整理です。

「推定効」を噛み砕くと

さらに電子署名法第3条では、適切な電子署名が施された電子文書について、裁判の手続きにおいて「本人が真意に基づいて作成したもの」と法律上推定してもらえる効果が認められています。これを「推定効」と呼びます。難しく聞こえますが、要するに「この契約書は本人が納得して作ったものです」と裁判で主張したときに、いちいち一から証明しなくても、まずはそう扱ってもらいやすくなる後押しのようなものだとイメージすると分かりやすいと思います。逆に言えば、この要件を満たさない電子的なやり取りが直ちに無効になるわけではありませんが、後から「本当に本人が合意したのか」が争いになった場合に、証明の手間が増える可能性がある、ということでもあります。

総務が電子契約サービスを比較するときのチェックポイント

当事者署名型か、事業者署名型(立会人型)か

電子契約サービスには、大きく分けて2つのタイプがあります。1つは、契約する当事者自身が電子証明書を取得し、自分の署名として手続きを行う「当事者署名型」。もう1つは、サービスを提供する事業者が、契約当事者本人の意思をメールなどで確認したうえで署名の手続きを代行する「事業者署名型(立会人型)」です。当事者署名型は本人確認が厳格な分、証明書の取得や管理にコストと手間がかかります。一方の事業者署名型は、取引先にアカウント登録の負担をかけにくく導入しやすい反面、本人確認の厳格さは当事者署名型ほどではありません。契約の重要度や取引先の負担感に応じて、どちらの型が自社に合っているかを比較する必要があります。

タイムスタンプ・長期署名への対応

電子契約書は、締結した時点で有効であればそれで終わりというわけではありません。数年後、場合によっては契約期間が終わってからも、証拠として提示できる状態を保つ必要があります。ここで関わってくるのが「タイムスタンプ」と「長期署名」という技術です。タイムスタンプは、その時刻に確かにそのデータが存在していたことを証明する仕組み、長期署名はそれを長期間にわたって維持できるようにする仕組みです。契約期間が長い取引や、後々トラブルになりやすい契約を扱う会社では、これらに対応しているかどうかも比較のポイントになります。

社内の契約フローとの相性

どれだけ法的な要件を満たしていても、社内の稟議や承認フロー、保管・検索のしやすさと合っていなければ、結局は現場で使われなくなってしまいます。契約書の種類ごとにどのくらいの本人確認の厳格さが必要か、誰が承認して誰が締結するのか、といった自社の運用を先に整理したうえで、それに合うサービスを選ぶという順序のほうが現実的だと感じています。

コストと運用負担のバランス

最後に忘れがちなのが、料金体系と社内外への説明コストです。電子契約サービスは、月額の基本料金に加えて、契約締結件数に応じた従量課金がかかることが多く、契約書の量が多い部署ほど費用感が変わってきます。また、取引先にも新しい操作を覚えてもらう必要があるため、案内文の準備やサポート対応にかかる社内の手間も、比較検討の材料に入れておくと後々のギャップが少なくなります。

今回のポイントを簡単に整理します。