複合機を選ぶときに総務が本当にチェックすべきポイント｜総務の仕事術

「複合機の入れ替え、そろそろお願いね」

総務の仕事をしていると、ある日突然こんな相談が舞い込んできます。普段あまり意識しない機材だからこそ、いざ選定を任されると何を基準にすればいいのか迷う方も多いのではないでしょうか。

複合機は一度導入すると、リース期間中は数年単位で付き合うことになる機材です。カタログの印刷コストだけを見て決めてしまうと、あとから「思っていたのと違う」となりがちです。この記事では、実際に複合機の選定・入れ替えに携わった経験から、本当にチェックすべきポイントを整理します。

印刷コストだけで選んではいけない理由

複合機選定というと、まず「1枚あたりの印刷コスト」を比較しがちです。もちろん重要な指標ではありますが、それだけで決めてしまうと、次のような場面で困ることになります。

印刷コストの安さは「入口の分かりやすさ」でしかなく、実際の満足度を左右するのは他のポイントであることが多い、というのが実感です。

複合機が止まると、社内の業務が一気に滞ります。カタログには出てこない部分ですが、次の点を事前に確認しておくと安心です。

「止まった瞬間にどれだけ早く復旧できるか」は、実際に困ってから初めて実感するポイントです。

見積もり時に提示される料金プランが、自社の実際の印刷枚数と合っているかを確認しましょう。想定枚数を超えた分の単価が急に高くなるプランもあるため、繁忙期の印刷枚数も踏まえて確認しておくのがポイントです。

複合機は「印刷するだけの機械」ではなく、社内の重要書類が通過する情報機器でもあります。

特にリース終了時のデータ消去対応は見落とされがちなので、契約時に必ず確認しておきましょう。

一般的にオフィス向け複合機はリース契約が主流ですが、リース期間・中途解約時の条件も事前に確認しておくべき項目です。契約期間中に台数を増減したくなった場合の対応可否も、意外と見落とされがちなポイントです。

新しい複合機に切り替える際は、既存機の返却スケジュールと新機種の搬入スケジュールに余裕を持たせることをおすすめします。切り替えのタイミングが詰まりすぎると、万が一のトラブル時に「印刷できない期間」が発生してしまうことがあります。

実際に複数社を比較しながら検討したい場合は、一括見積もりサービスや相談窓口を使うと効率的です。以下は代表的なサービスです(PRを含みます)。

次回は、総務が押さえておきたい「株主総会準備」の実務ポイントについて紹介する予定です。