AI・業務効率化

「これ、去年の請求書ですよね。まだファイリングしてないんですか？」経理担当のスタッフからそう聞かれて、思わず苦笑いしてしまったことがあります。総務の机の脇には、契約書や申請書、請求書控えなどがひとまとめになったクリアファイルが何冊も積み上が...

「議事録の下書き、生成AIツールに任せてみたんですけど、お客様の会社名とか担当者名とか、そのまま入力しちゃって大丈夫でしたよね?」先日、後輩スタッフからこう聞かれて、内心ドキッとしたことがあります。 正直に言うと、その時点で私の会社には「入...

「こちらの契約書は電子契約サービスで送りますので、ご確認のうえサイン(タップ)をお願いします」取引先の担当者からそう言われて、少し焦ったことがあります。うちの会社では紙の契約書に押印してもらう運用がまだ主流で、電子契約についても「相手が使っ...

「パスワードって、そんなに厳しくしなくても大丈夫ですよね?」「このメール、開いていいのか正直わからないんですけど…」総務の窓口には、こうした素朴な質問がちょくちょく舞い込みます。情報システム担当がいない、または兼任という会社では、社員にとっ...

「あの人が休むと、あの業務が止まる」——バックオフィスで働いていると、一度は聞いたことがある(あるいは自分自身が、まさにその「あの人」だったことがある)フレーズではないでしょうか。 私も総務担当として、先輩から口頭で引き継がれてきただけの業...

毎月同じ数字をExcelに手入力し、別のシステムの画面とにらめっこしながら転記していく…総務の仕事をしていると、こういう「工夫の余地はないのに、時間だけはしっかり取られる」業務によく出会います。私自身、月次の集計作業でそんな時間を積み重ねて...

「稟議書、また紙で出し直してもらえますか」——先日、久しぶりに現場からこう言われて、正直へこみました。数年前にペーパーレス化のプロジェクトを一通りやり切ったはずなのに、気づけば一部の書類がこっそり紙に戻っていたのです。 サービス業の総務部で...

「タイムカードの打刻漏れを毎月同じ人に確認している」「Excelの勤怠集計表で関数が壊れて、深夜に数字を追いかけた」――総務担当者であれば、一度はこうした場面に心当たりがあるのではないでしょうか。私も紙のタイムカードとExcel台帳を組み合...

「議事録、また溜まってる…」会議が続く週は、録音データや殴り書きのメモだけがどんどん増えて、清書が後回しになりがちです。話した内容は覚えているうちに形にしたいのに、他の業務に追われて気づけば数日後、記憶も曖昧になってから慌ててまとめる。総務...

毎月訪れる「集計地獄」、皆さんの職場にもありませんか。 複数店舗・複数部署から届くバラバラのExcelを1つにまとめ、関数を組み直し、数字が合わないところを探して……。総務や経理の仕事をしていると、こうした集計作業に半日、下手をすると1日...