クラウドストレージ導入とファイル管理ルールの整備

「あの、このファイルどこにあります？」

クラウドストレージへの移行プロジェクトを担当していたとき、社内から一番よく飛んできた質問がこれでした。それまで使っていた共有ファイルサーバーの中身を、そっくりそのままクラウドストレージに移せば「便利になるはず」と軽く考えていたのですが、実際にふたを開けてみると、旧サーバー時代の雑然としたフォルダ構成ごと引っ越しただけになってしまい、検索しても目的のファイルにたどり着けない、同じような名前のファイルが何個も出てきて最新版がどれか分からない、という声が次々と寄せられました。

クラウドストレージ自体は便利なツールですが、道具を変えただけでは業務は良くなりません。むしろ「どこに何があるか分からない」状態が、社内のあちこちの端末からアクセスできる分だけ広がってしまうことすらあります。今回は、私が実際にクラウドストレージ導入とファイル管理ルールの整備に関わった経験から、移行時に決めておきたいポイントを整理してみます。

クラウドストレージ移行は「お引っ越し」ではなく「棚卸し」と心得る
社外共有のルールも忘れずに整備する
関連記事

クラウドストレージ移行は「お引っ越し」ではなく「棚卸し」と心得る

フォルダ構成のルールは移行前に決めておく

まず手を付けたいのが、フォルダ構成のルール決めです。部署別にするのか、案件・プロジェクト別にするのか、あるいはその両方を組み合わせた階層にするのか。これは会社の業務の進め方によって正解が変わるところなので、総務だけで決めずに各部署の意見も聞きながら固めるのがおすすめです。

ここで大事なのは、ルールを決めてから移行することです。データをまず全部移してから後で整理しようとすると、結局「とりあえず旧サーバーと同じ構成」で移行してしまい、整理の機会を逃してしまいます。多少手間はかかっても、移行と同時に不要なファイルを捨てる、古い年度のフォルダはアーカイブ用の場所にまとめる、といった棚卸しを一緒に行うと、後々の使いやすさがまったく違います。

ファイルの命名規則を統一する

フォルダ構成と並んで重要なのが、ファイルの名前の付け方です。日付の入れ方ひとつとっても「20260730」「2026.7.30」「令和8年7月30日」のように書き方がばらばらだと、名前順に並べたときにきれいに並びません。私の会社では「年月日は8桁の半角数字を先頭に置く」「版数を残す場合は末尾に_v2のように付ける」というシンプルなルールに統一しました。

あわせて、確定版・完成版のファイルには「_final」のような曖昧な言葉ではなく、承認日や版数を入れることも周知しています。「final」「final2」「final最新」のようなファイルが並んでしまうのはよくある話ですが、命名規則を決めておくだけでかなり防げます。

アクセス権限は異動・退職まで見据えて設計する

クラウドストレージは共有サーバーに比べて権限設定が細かくできる分、設計を誤ると「見られるべき人が見られない」「見られたくない人まで見られる」ということが起こりやすくなります。基本的には部署単位・役職単位でグループを作り、フォルダごとにどのグループが閲覧・編集できるかを一覧で管理しておくと、後から見直しやすくなります。

特に見落としがちなのが、異動や退職が発生したときの権限の見直しです。人事異動のたびに個人単位でアクセス権限を付け替えていると、担当者が変わった瞬間に対応漏れが起きがちです。定期的な棚卸しのタイミングを決めておき、「誰が」ではなく「どのグループに所属しているか」で権限を管理する形にしておくと、異動・退職時の対応もぐっと楽になります。

社外共有のルールも忘れずに整備する

社内の整理が一段落すると、次に問題になるのが社外の取引先とのファイルのやり取りです。クラウドストレージには共有リンクを発行する機能がありますが、有効期限を設定せずに発行してしまうと、そのリンクがいつまでも生き続け、担当者が変わった後も第三者がアクセスできる状態が残ってしまうことがあります。

共有リンクには必ず有効期限を設定すること、そして案件が終わったら共有を解除することを、社内のルールとして明文化しておくことをおすすめします。私の会社では、共有リンクを発行する際のチェックリストを作り、有効期限の設定と共有解除の担当者・タイミングを決めておくようにしました。地味な取り組みですが、情報漏えいのリスクを下げるうえでは効果の大きいルールだと感じています。

今回整理したポイントを、あらためて箇条書きでまとめておきます。