「うちの会社にもハラスメント防止規程はあるけれど、正直かなり前に作ったきり、内容を見直していない」――総務担当の方からこうした声を聞くことがよくあります。ハラスメントに関する相談窓口の運用や管理職研修を担当していると、規程が形だけになっていて、いざ相談が来たときに現場が対応に迷うケースを目にすることも少なくありません。
この記事では、ハラスメント防止規程を新たに作る、あるいは既存の規程を見直す際に、総務担当者として押さえておきたいポイントを、実務での経験を踏まえて整理します。
規程はあくまで「仕組みの土台」であり、そこに魂を入れるのは日々の運用です。作って終わりにしないための視点も含めてお伝えできればと思います。
なぜ今、ハラスメント防止規程の整備が求められるのか
職場におけるハラスメント対策については、事業主に一定の措置を講じることが求められる流れが強まっており、規模の大小を問わず、社内体制の整備を進める企業が増えています。具体的な適用範囲や義務の内容は法令や指針によって定められているため、詳細は必ず最新の公的情報や専門家の見解で確認いただきたいのですが、総務としては「言った・言わない」のトラブルを未然に防ぎ、相談者・行為者双方にとって公正な手続きを用意しておくという観点が重要になります。規程がないまま個別対応を重ねていると、対応の基準がその都度ぶれてしまい、後から「なぜあの時とは違う対応なのか」と問われかねません。
規程を作る際に押さえておきたいポイント
① ハラスメントの定義を具体的に示す
規程の中で最も重要なのが「何がハラスメントに該当するのか」を、できるだけ具体的に示すことです。抽象的な表現だけでは、社員によって受け止め方に差が出てしまいます。
- パワーハラスメント・セクシュアルハラスメント・マタニティハラスメントなど、対象とする類型を明記する
- 該当し得る言動の例をいくつか挙げる(業務指導との線引きが曖昧にならないよう配慮する)
- 「業務上必要かつ相当な範囲を超えるもの」といった判断軸を示す
② 相談窓口の設置と周知
相談窓口があっても、存在が知られていなければ意味がありません。窓口の担当部署・連絡方法・対応の流れを規程に明記し、入社時研修や社内掲示、イントラネットなど複数の手段で継続的に周知することが大切です。社内窓口に加え、社外の相談先(産業医や外部相談窓口など)を用意しておくと、相談者が話しやすい選択肢が増えます。
③ 相談者・行為者双方への配慮
対応でつまずきやすいのがこの部分です。相談者に対しては、相談したことによる不利益な扱いを行わない旨を明記し、プライバシー保護を徹底する必要があります。一方で、行為者とされた側にも、事実確認の機会や弁明の場を設けるなど、公正な手続きを踏むことが求められます。どちらか一方に偏った運用は、後々の紛争リスクにつながりかねません。
④ 管理職研修とセットで運用する
規程を作っても、現場の管理職がその内容を理解していなければ、初動対応で相談者の信頼を損なうことがあります。管理職向けに、相談を受けた際の初期対応(まず話を聞く、勝手に判断しない、総務・窓口へ速やかにつなぐ等)を研修で伝え、規程と運用をセットで定着させることを意識しましょう。
まとめ
- ①ハラスメントの定義は具体例を交えて明確に示す
- ②相談窓口は設置するだけでなく、継続的な周知が欠かせない
- ③相談者・行為者双方への公正な配慮を規程に落とし込む
- ④管理職への周知・研修とセットで初めて規程が機能する
- ⑤規程は一度作って終わりではなく、定期的な見直しが必要
ハラスメント防止規程の整備は、トラブル対応のためだけでなく、社員が安心して働ける職場づくりの土台になるものだと感じています。総務として、規程の文言を整えることに加え、実際に相談が来たときに機能する運用体制まで見据えて取り組んでいただければと思います。
※本記事は一般的な情報の紹介を目的としており、規程の具体的な文言や制度設計については社会保険労務士・弁護士等の専門家にご確認ください。
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